Elektronische Signaturen in modernen Geschäftsprozessen

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Kostensenkungen, Effizienzsteigerungen und die Erhöhung der Flexibilität in Bezug auf zukünftige Anforderungen sind zentrale Themen bei der Gestaltung von Geschäftsprozessen. Um diese Ziele zu erreichen, können verschiedene Maßnahmen ergriffen werden, die je nach Unternehmenssituation und Marktbedingungen ausgewählt werden. Die Vermeidung von Papierdokumenten in geschäftlichen Abläufen kann hierbei einen wichtigen Beitrag leisten und wird bereits vielfach erfolgreich umgesetzt. Allerdings müssen bestimmte Dokumente aus rechtlichen oder organisatorischen Gründen unterschrieben werden, was die Verwendung elektronischer Äquivalente erschwert. Der Druck, die Bereitstellung, der Transport, die Auswertung und die Archivierung solcher Dokumente verursachen oft hohe Kosten, wodurch die Potenziale moderner Informationstechnologie nur eingeschränkt genutzt werden können. Um unterschriftsbehaftete Dokumente in elektronischer Form zu verwenden, sind vier wesentliche Komponenten erforderlich: Zunächst sind ausreichende rechtliche Grundlagen für die Substitution nötig, gefolgt von technischen Voraussetzungen zur Umsetzung. Zudem sind organisatorische Veränderungen in den Geschäftsprozessen erforderlich, und es muss sichergestellt werden, dass die betroffenen Personen die technische Lösung akzeptieren und nutzen.